ERP-Systeme im Bau

Definition
Die Abkürzung ERP steht für den englischen Begriff «Enterprise Resource Planning» und bedeutet zu Deutsch Geschäftsressourcenplanung. Eine sogenannte ERP-Softwarelösung ist allgemein betrachtet ein System von komplexen und miteinander kommunizierender Anwendungssoftwares mit dem Ziel, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, steuern und verwalten – dies zentral über eine Plattform. Je nach Branche unterscheidet sich dabei der Funktionsumfang von ERP-Software erheblich.

Was macht ein ERP-System aus?
Da verschiedene Branchen und Unternehmen zum Teil abweichende Anforderungen an ein ERP-System haben, macht es durchaus Sinn, wenn die Lösung auf die jeweilige Industrie oder auch auf die Unternehmensgrösse angepasst werden kann. Aus diesem Grund sind ERP-Systeme meist modular aufgebaut – einzelne Software-Module können demnach individuell nach den eigenen Bedürfnissen kombiniert werden. Über eine zentrale Datenbank werden dann alle Funktionen miteinander verbunden, was eine effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle der ERP-Prozesse über alle Bereiche des Betriebs sicherstellt.

Hosting-Modelle für ERP-Softwares
Wer sich heute mit der Investition in eine neue ERP-Lösung beschäftigt, sollte sich nicht nur auf die Evaluation der Funktionalitäten der Software beschränken, sondern auch mit Überlegungen hinsichtlich des am besten geeigneten Hosting-Modells für die Gesamtlösung. Soll die neue Lösung auf dem eigenen Severn/Netzwerk (On-Premise) implementiert werden? Ist eine Cloud Lösung mit Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung allenfalls die bessere Lösung? Oder macht eine kombinierte Hybridlösung aus On-Premise und Cloud mehr Sinn? Letztlich hängt die Entscheidung nebst monetären Überlegungen auch von Aspekten wie beispielsweise der Unternehmensgrösse, der Anzahl Standorte oder der vorhandenen IT-Fachkompetenz ab.

♦ On-Premise-Lösung: Diese Lösungsform wird im eigenen Netzwerk eines Unternehmens installiert und betrieben. Dies kommt eher bei grossen Unternehmen zum Einsatz, da solche Lösungen auch höhere Personalisierungsmöglichkeiten bieten.

♦ SaaS- (Software-as-a-Service) bzw. Cloud-Lösungen: Dieses Hosting-Modell setzt weder einen eigenen Server noch ausgebildete IT-Spezialisten voraus, da die Daten auf externen Servern gelagert werden. Solche Lösungen sind insbesondere für kleinere Unternehmen interessant, da sie mit weniger Aufwand und entsprechenden Kosten verbunden sind.

♦ Hybrid-Lösungen: Diese Lösungsform zeichnet sich dadurch aus, dass ein Teil des Systems On-Premise betrieben wird und der andere Teil in der Cloud zur Verarbeitung bereitsteht. Diese Lösung vereint die Vorteile der beiden Methoden und ist für mittelgrosse Firmen besonders interessant.

Die Entscheidung, ein neues ERP-System zu implementieren, fällt meist nicht von heute auf morgen. Vielmehr häufen sich über die Zeit die Anzeichen, dass das bestehende System eher ein Hindernis als eine Hilfe darstellt. Der erwartete Aufwand einer Neu-Implementierung schreckt oft ab. Dennoch sollte dieser Schritt in Erwägung gezogen werden, falls eines der folgenden Anzeichen besteht:

♦ Workaround: Geschäftsprozesse werden durch technische Notlösungen zur Vermeidung eines bekannten Fehlverhaltens im System bestimmt, da die vorhanden Softwarelösung unflexible, zu langsam oder Aufgaben nicht sauber erfüllen kann.

♦ Integrationsgrenzen: Dritt-Systeme sind aufgrund der alten Technologie des bestehend ERP-Systems nur schwer oder gar nicht integrierbar.

♦ Mangelhafter Kundenservice: Nicht existenter oder ungenügender Support durch den Software-Anbieter, was bereits zu fehlende Software- oder Sicherheits-Updates geführt hat.

♦ Fehlendes Berichtwesen: Mangelhafte Systemfunktionalitäten zur Datenverarbeitung, was bereits dazu geführt hat, dass Unternehmensdaten nicht für Auswertungen und Reports genutzt werden können.

♦ Total Cost of Ownership (TCO): Die TCO-Kostenbetrachtung berücksichtig nebst den direkten Kosten, wie den Anschaffungskosten der Lösung auch die indirekten Kosten der Lösung. Dazu gehören beispielsweis die Schulungs- oder Verspätungskosten. Sobald die TCO der bestehenden Software höher sind als die Anschaffung einer neuen Lösung, lohnt sich der Erwerb einer neuen Softwarelösung.

Wie komplex eine ERP-Implementierung wird, hängt von mehreren Faktoren ab, wie bspw. von der Unternehmensgrösse und der Auswahl der ERP-Systembereitstellung (On-Premise / Cloud). Bei On-Premise kommen zusätzliche Arbeitsschritte wie Installation der Hardware-Infrastruktur und Bereitstellung von Unterhaltsressourcen hinzu. Dies kann die Projektlaufzeit und -komplexität deutlich erhöhen. Mit einer Cloud-Lösung können einige der traditionellen Arbeitsschritte ausgelassen werden, da der Anbieter die Infrastruktur bereitstellt. So kann man sich auf die Datenmigration, Prozessanpassungen und Schulungen der Mitarbeiter fokussieren.

Was bei keiner ERP-Neueinführung fehlen darf, ist ein solider Change-Management Plan. Dieser sollte mindestens folgende Elemente berücksichtigen:

♦ Analyse des neuen Systems auf Chancen und Risiken

♦ Rollenverteilung der bestehenden Ressourcen, um Personallücken zu vermeiden

♦ Kommunikationsplan innerhalb des Projekts inklusive Zielen, Meilensteinen, Lieferobjekten

♦ Befähigung der Mitarbeiter durch Schulungen und Schaffung neuer Rollen, wo notwendig

1. Unklar definierte Ziele: Es muss klar definiert werden, welche Ziele bis wann und in welchem Erfüllungsgrad erreicht werden müssen.

2. Unterschätzung der Komplexität: Die Einführung einer Gesamtlösung, die alle Bereiche von Projektmanagement, Finanzen, HR, Inventar, etc. beinhaltet, ist keine einfache Aufgabe. Daher darf die Komplexität nicht unterschätzt werden. Es muss zudem eine gewisse Flexibilität und Kompromissbereitschaft auf Seiten Auftraggeber und Anbieter vorhanden sein – ohne, dass die definierten Ziele vernachlässigt werden.

3. Unzureichendes Change-Management: Die zu Anfang definierten Anforderungen müssen zum Teil während dem Projekt angepasst werden. Für diese Fälle ist gutes Change-Management gefragt, um die gesteckten Ziele trotzdem zu erreichen.

4. Schlechte Kommunikation: Auftraggeber und Anbieter müssen effektiv kommunizieren können und die besprochenen Punkte sollten jeweils dokumentiert werden, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

5. Ungenügende Datenqualität: Die neue Software-Lösung kann noch so modern sein – wenn die zugrundeliegenden Daten, die ins neue System migriert werden müssen, den qualitativen Ansprüchen nicht genügen, können die definierten Ziele nicht erreicht werden.

Auch im Bauhauptgewerbe ist die Hauptaufgabe einer ERP-Software die optimale Steuerung und Verwaltung betrieblicher sowie projektbezogener Abläufe. Aufgrund Eigenheiten der Baubranche sind jedoch einige Funktionen bzw. Module unentbehrlich für eine bauspezifische ERP-Software. Dazu gehören unter anderem Module zur Kalkulation oder der Angebots- und Auftragsabwicklung.

Definition ERP-Software für Bauunternehmen

Als ERP-Software für Bauunternehmen werden in dieser Marktstudie anwendungsorientierte Gesamtlösungen verstanden, die unabhängig von Endgerätetyp zentral verwaltet werden können und Softwaremodule zur Planung, Steuerung und Verwaltung von Unternehmensressourcen sowie Softwaremodule zur Lösung von baubranchenspezifischen Prozessen & Aufgaben bereitstellen.

Anforderungen ERP-Software für Bauunternehmen

Für eine effiziente und effektive Verwendung der ERP-Software auf Baustellen muss zudem die Nutzung mindestens einzelner ERP-Module auf mobilen Endgeräten wie Tablet, Notebook oder Smartphone – sei es als App oder responsiveoptimiert – möglich sein. Des Weiteren müssen alle Daten jederzeit unabhängig von Ort und Zeit ab-rufbar sein und in Echtzeit verarbeitet werden können.

Um die Vision einer digitalen Baustelle zu verwirklichen, sollte zudem auf sogenannte Insellösungen bzw. die Einführung von einzelnen, nicht in sich vernetzten Lösungen verzichtet werden. Diese isolierten Programme arbeiten ohne den notwendigen Bezug zum Gesamtkontext. Ein integrales und intelligentes ERP gewährleistet hingegen ein modernes und digitales Arbeitsumfeld, in das alle Beteiligten involviert sind.