Hintergrund

Die Digitalisierung verändert kontinuierlich die Zusammenarbeit zwischen den Wirtschaftspartnern aller Industriezweige gravierend. Die Baubranche, als einer der grössten Wirtschaftszweige, wird hiervon ebenfalls betroffen und bietet aufgrund der besonders heterogenen und arbeitsteiligen Produktionsweise auch viel Potenzial für durchgängige digitale Geschäftsprozesse. Der Schweizerische Baumeisterverband gestaltet diese Entwicklung mit und unterstützt seine Mitglieder bei der digitalen Transformation mit verschiedenen Dienstleistungen, wie dem Guide to Digital Transformation.

Insbesondere in der Baulogistik gibt es viel Potenzial für sogenannte «Low Hanging Fruits», also Verbesserungen, die schnell und ohne grossen Aufwand erreicht werden können. Ein Beispiel dafür ist der Lieferschein für Baumaterial versehen mit einem QR-Code. Bereits bei der Anlieferung können hiermit die wesentlichen Daten einer Lieferung mit dem Smartphone ausgelesen und bereitgestellt werden. Dies ermöglicht Zeit- und Kosteneinsparungen und verringert die Fehlerquote. Der vorliegende Artikel zeigt auf, wie so ein Code funktioniert und erklärt die wesentlichen Vorteile.

 

Nutzung des QR-Codes heute

Was ist der QR-Code für Lieferscheine?

Der Arbeitskreis Informationsmanagement (AKIM) beim Hauptverband der deutschen Bauindustrie hat vor rund zwei Jahren einen standardisierten QR-Code für Lieferscheine definiert und am Markt etabliert. Dieser Code besteht aus rund 30 Variablen, die die Lieferung beschreiben – darunter die Bestellnummer, Artikelnummer und -bezeichnung, Menge, Lieferart und Spediteur sowie ein Zeitstempel für die Transaktion. Sämtliche Informationen – mit Ausnahme des Zeitstempel – sind in den Auftragsbüchern bzw. ERP-Systemen der jeweiligen Parteien (Lieferanten und Abnehmer) bereits vorhanden.

Wie funktioniert der QR-Code?

Der QR-Code fungiert also lediglich als Zeitstempel für die Interaktion der beiden ERP-Systeme des Zulieferers und Abnehmers. Aufgrund der minimalen Grösse des Datensatzes kann der Code sowohl auf einem Papierlieferschein als auch auf digitalem Lieferschein ergänzt werden. Bei der Abnahme wird der Code mittels Kamerafunktion eingelesen. Diese extrahierten QR-Daten im XML-Format können im Bauunternehmen dann in bestehende Prozesse weiterverarbeitet werden. Alle am Bauprozess beteiligten Personen greifen auf dieselben Daten zu. Bei Betonlieferungen können z.B. die Informationen des QR-Codes für das Nachbehandlungsprotokoll verwendet werden. Die Daten stehen zudem in Echtzeit zur Verfügung.

 

Für eine einfache Weiterverarbeitung ist eine direkte Einbettung der Daten in die entsprechende Bausoftware vorteilhaft. Aus diesem Grund hat beispielsweise Abacus die Scanfunktion für Lieferscheine für die Tagesrapport-App eingebaut. Somit können die Lieferdaten direkt in AbaBau weiterverarbeitet werden.

Das Netzwerk AKIM hat zudem eine eigene QR-Reader App entwickelt, mit dem Nutzer per Smartphone sämtliche Lieferdaten einlesen, über Filter strukturieren, statistisch auswerten und an eigene und fremde Systeme übertragen können. Mit der App ist nur ein Klick nötig, um das verschlüsselte Datenmaterial zu extrahieren. Mit der Exportfunktion können aufgenommene Lieferdaten im Excel lesbaren-Format zugänglich gemacht werden – für die Archivierung oder zur weiteren Verwendung. Für den Transfer stehen dem User Bluetooth, E-Mail, Android Beam, One Drive, Wi-Fi Direct zur Verfügung.

 

In der Schweiz nutzen heute bereits verschiedene Unternehmen den von AKIM erarbeiteten Standard QR-Code für Lieferscheine, darunter die Moag Baustoffe AG, Cellere Bau AG, Toldo AG und Eberhard.

 

Vorteile des QR-Codes

Einfache Einführung und Nutzung

Der Aufwand für die Einführung des QR-Codes ist sowohl beim Lieferanten als auch beim Abnehmer überschaubar. Die Informationen, die im Code eingelesen werden, sind bereits vorhanden und müssen lediglich im vordefinierten Format als QR-Code auf den Lieferscheinen abgebildet werden. Zudem kann der Code sowohl auf physischen als auch digitalen Lieferscheinen abgebildet werden. Der vorhandene Papierlieferschein wird also nicht abgelöst, sondern lediglich um den Code ergänzt.

Simple Handhabung

Die Nutzung selbst bzw. das Einlesen des Codes ist äusserst einfach und bedarf keiner speziellen Schulung. Falls die verwendete ERP-Software bereits eine Funktion dafür anbietet, werden die Daten automatisch im System abgebildet. Falls nicht, kann als Zwischenlösung die LIQR-App von AKIM verwendet werden, welche die Daten per Exportfunktion im ERP-System abbilden lässt. Die schnelle und einfache Auslesung des QR-Codes mittels XML-Datenstruktur erlaubt die einfache Weiterverarbeitung oder Archivierung der Lieferdaten. Da die Umsetzung gemäss den Vorgaben bei jedem Lieferanten selbst läuft, kann der bestehende Code auch individuell verfeinert werden.

Zeit- und Kosteneinsparung sowie geringere Fehlerquote

Ein standardisierter QR-Code für die Branche erlaubt eine automatisierte und somit zuverlässige Erfassung durch alle Unternehmen. Der physische Abnahmeprozess (Lieferschein scannen, ablegen, Daten übertragen etc.) ist teuer und entfällt mit dem Code. Dies spart Zeit und Kosten und verringert ausserdem die Fehlerquote.

«Zwischenlösung» bzw. Brücke zur Digitalisierung

Der QR-Code bietet eine angenehme Brückenlösung des digitalen Lieferprozess für die reale Welt. Viele Lieferketten sind noch weit davon entfernt, komplett digital abzulaufen. Zudem ist aller Anfang schwer und gleich ganze Geschäftsprozesse auf einmal zu digitalisieren ist oft nicht machbar – nicht zuletzt aufgrund der finanziellen und zeitlichen Investitionen. Der QR-Code für Lieferscheine bietet einen Ansatz, den Lieferprozess mit wenig Aufwand digitaler und effizienter zu gestalten.

 

Fazit

Aufgrund der genannten Vorteile lässt sich feststellen, dass die Übernahme des bestehenden QR-Codes für die meisten Unternehmen im Lieferprozess von monolithischen Gütern einen Vorteil darstellen und entsprechende Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglichen kann. Zudem ist die weitverbreitete Nutzung eines QR-Codes auf Lieferscheinen ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung, welcher keine grosse Investition voraussetzt. Das Format des Codes sowie weitere Zusatzinformationen sind hier zum Download verfügbar.