Les systèmes ERP dans la construction

Définition
ERP est l’abréviation de l’expression anglaise «Enterprise Resource Planning», en français «planification des ressources de l’entreprise». D’une manière générale, une solution logicielle dite ERP est un système constitué de logiciels d’application complexes, communicant entre eux dans le but de planifier, piloter et gérer à temps et en fonction des besoins les ressources telles que les capitaux, le personnel, les moyens d’exploitation, le matériel et les technologies de l’information et de la communication conformément aux buts de l’entreprise, ceci de manière centralisée via une plateforme. L’étendue des fonctionnalités des logiciels ERP diffère considérablement en fonction du secteur d’activité.

Constitution d’un système ERP
Comme les exigences en matière de système ERP différent en partie selon le secteur et l’entreprise, il est logique que la solution puisse être adaptée au secteur concerné ou à la taille de l’entreprise. C’est pourquoi les systèmes ERP sont le plus souvent modulaires, les différents modules logiciels pouvant être combinés selon les besoins. Toutes les fonctions sont ensuite reliées entre elles via une base de données centrale, ce qui garantit une planification, un pilotage et un contrôle efficaces des processus ERP dans tous les domaines de l’entreprise.

Modèles d’hébergement des logiciels ERP
Une entreprise qui veut aujourd’hui investir dans une nouvelle solution ERP doit non seulement évaluer les fonctionnalités du logiciel mais aussi examiner les modèles d’hébergement possibles. La nouvelle solution doit-elle être installée sur les serveurs et le réseau de l’entreprise (on-premise)? Une solution cloud avec une facturation en fonction de l’utilisation effective est-elle un meilleur choix? Ou alors une solution hybride combinant on-premise et cloud est-elle plus judicieuse? Outre les considérations monétaires, la décision finale dépend aussi d’aspects tels que la taille de l’entreprise, le nombre de sites ou les compétences informatiques disponibles.

♦ Solution on-premise : Cette forme de solution est installée et exploitée sur le propre réseau de l’entreprise. Elle est plutôt adoptée par de grandes entreprises car ces solutions offrent également des possibilités de personnalisation plus importantes.

♦ Solution SaaS (Software-as-a-Service) ou cloud : Ce modèle d’hébergement ne nécessite ni un serveur propre ni des spécialistes informatiques qualifiés car l’infrastructure informatique centrale est fournie par un partenaire externe. Ces solutions sont particulièrement intéressantes pour des petites entreprises car elles demandent généralement moins de ressources et offrent souvent des modèles de prix intéressants.

♦ Solutions hybrides : Ce type de solution se caractérise par le fait qu’une partie du système est exploitée on-premise et l’autre partie est disponible dans le cloud. Cette solution réunit les avantages des deux méthodes et est particulièrement intéressante pour les moyennes entreprises.

Généralement, la décision d’implémenter un nouveau système ERP ne se prend pas du jour au lendemain. Au fil du temps, les signes indiquant que le système existant est plus un obstacle qu’une aide se multiplient. Les efforts attendus pour une nouvelle implémentation sont souvent dissuasifs. Il convient cependant d’envisager de franchir le pas en présence de l’un des signes suivants:

♦ Solution de contournement : Les processus métier s’appuient sur des solutions techniques temporaires visant à contourner un dysfonctionnement connu du système car la solution logicielle existante manque de flexibilité, est trop lente ou ne peut pas exécuter les tâches correctement.

♦ Limites d’intégration : Du fait de la technologie ancienne du système ERP existant, il est difficile, voire impossible, d’intégrer des systèmes tiers.

♦ Service à la clientèle médiocre : Assistance inexistante ou insuffisante de la part du fournisseur de logiciels, ayant déjà conduit à l’absence de mises à jour des logiciels ou de mises à jour de sécurité.

♦ Absence de reporting : Fonctionnalités du système pour le traitement des données  éficientes, ayant déjà conduit à l’impossibilité d’utiliser les données de l’entreprise pour des analyses et des rapports.

♦ Coût total de possession (TCO) : L’examen du TCO prend en compte à la fois les coûts directs, tels que le coût d’achat de la solution, et les coûts indirects de la solution. Ceux-ci comprennent, par exemple, les coûts de formation ou du retard. Dès que le TCO du logiciel
actuel dépasse le coût d’achat d’une nouvelle solution, l’acquisition d’une nouvelle solution logicielle vaut la peine.

La complexité de l’implémentation de l’ERP dépend de plusieurs facteurs tels que la taille de  ’entreprise et le mode d’hébergement du système ERP (on-premise / cloud). Avec l’hébergement on-premise, des étapes supplémentaires, comme l’installation de l’infrastructure matérielle et la mise à disposition des ressources de maintenance, sont nécessaires. Cela peut augmenter sensiblement la durée et la complexité du projet. Avec une solution cloud, certaines des étapes traditionnelles peuvent être supprimées car l’infrastructure est mise à disposition par le fournisseur. On peut ainsi se  concentrer sur la migration des données, l’adaptation des processus et la formation des collaborateurs.

Un plan de gestion du changement solide est indispensable à toute introduction d’un nouvel ERP. Celui-ci doit au moins prendre en compte les éléments suivants :

♦ Analyse des opportunités et des risques du nouveau système

♦ Répartition des rôles des ressources existantes pour éviter le manque de personnel

♦ Plan de communication au sein du projet incluant les objectifs, les jalons, les livrables

♦ Qualification des collaborateurs par des formations et la création de nouveaux rôles si nécessaire

1. Des objectifs mal définis : Les objectifs à atteindre, les délais pour y parvenir et leur degré de réalisation doivent être définis clairement.

2. Sous-estimation de la complexité : L’introduction d’une solution globale qui couvre tous les domaines de la gestion de projet, des finances, des RH, de l’inventaire, etc. n’est pas une tâche aisée. Il ne faut donc pas en sous-estimer la complexité. Le donneur d’ordre et le prestataire doivent par ailleurs faire preuve d’une certaine flexibilité et d’un esprit de compromis, sans pour autant négliger
les objectifs définis.

3. Gestion du changement inadéquate : Certaines des exigences définies au départ devront être adaptées au cours du projet. Dans de tels cas, une bonne gestion du changement est nécessaire pour atteindre quand même les objectifs fixés.

4. Mauvaise communication : Le donneur d’ordre et le prestataire doivent pouvoir communiquer efficacement et les points abordés doivent être documentés à chaque fois afin d’éviter les désaccords
ultérieurs.

5. Qualité des données insuffisante : Aussi moderne que soit la nouvelle solution logicielle, si les données sous-jacentes à migrer vers le nouveau système ne répondent pas aux exigences qualitatives, les objectifs définis ne pourront pas être atteints.

Dans le secteur principal de la construction également, la fonction principale d’un logiciel ERP est de
piloter et gérer de façon optimale les processus de l’entreprise et des projets. En raison des  pécificités du secteur de la construction, certaines fonctions et certains modules sont toutefois indispensables pour un logiciel ERP propre à la construction. Parmi ceux-ci figure notamment les modules de calculation ou de traitement des offres et des mandats.

Définition des logiciels ERP pour entreprises de construction

Dans cette étude de marché, on entend par logiciels ERP pour entreprises de construction des solutions globales orientées application qui peuvent être gérées de manière centralisée quel que soit le type de terminal et qui comportent des modules logiciels de planification, de pilotage et des gestion des ressources de l’entreprise ainsi que des modules logiciels pour la résolution des processus et des tâches spécifiques au secteur de la construction.

Exigences des logiciels ERP pour entreprises de construction

Pour une utilisation efficace et efficiente du logiciel ERP sur les chantiers, les différents modules ERP
doivent aussi pouvoir être utilisés sur des terminaux mobiles tels qu’une tablette, un ordinateur portable ou un smartphone, soit sous la forme d’une app soit par une optimisation «responsive». En outre, toutes les données doivent pouvoir être consultées à tout moment, quels que soient l’heure et le lieu, et traitées en temps réel. La concrétisation de la vision d’un chantier numérique implique également d’éviter les solutions dites isolées, à savoir l’implémentation de solutions individuelles non mises en réseau. Ces programmes isolés fonctionnent sans la référence nécessaire au contexte global. En revanche, un ERP intégral et intelligent garantit un environnement de travail moderne et numérique dans lequel tous les participants sont impliqués.