Sistemi ERP nel settore delle costruzioni

Definizione
ERP è l’abbreviazione inglese di Enterprise Resource Planning, che in italiano significa pianificazione delle risorse aziendali. In generale una soluzione software ERP è un sistema di programmi applicativi
complessi e collegati tra loro che ha l’obiettivo di pianificare, regolare e gestire risorse come il capitale, il personale, i mezzi di produzione, i materiali e i sistemi informativi e di comunicazione in linea con le finalità aziendali, in modo puntuale e rispondente alle necessità, operando centralmente tramite una piattaforma. Le funzionalità di un software ERP possono differire notevolmente a seconda del settore in cui è usato.

Come è fatto un sistema ERP?
Settori e aziende diverse possono avere necessità differenti in relazione a un sistema ERP, pertanto è
molto utile che la soluzione si possa modificare in base al settore in cui viene utilizzata o anche alle dimensioni dell’azienda. Questo è il motivo per cui i sistemi ERP hanno per lo più una struttura modulare: ciò consente di combinare individualmente i singoli moduli software in base alle proprie esigenze. Tutte le funzioni sono collegate tra loro tramite una banca dati centrale per garantire una pianificazione, una gestione e un controllo dei processi ERP attraverso tutti i settori dell’azienda.

Modelli di hosting per software ERP
Chi oggi sta valutando se investire in una nuova soluzione ERP non dovrebbe limitarsi a studiare le funzionalità del software, ma dovrebbe esaminare anche i possibili modelli di hosting. È opportuno implementare la nuova soluzione sui propri server, sulla propria rete (on-premise)? O forse l’opzione migliore è una soluzione cloud con pagamento in base all’utilizzo effettivo? O magari potrebbe essere più indicata una soluzione ibrida, che combini le modalità on-premise e cloud? In fondo la decisione, oltre che da considerazioni di tipo economico, dipende anche da aspetti come le dimensioni dell’azienda, il numero di sedi o le competenze informatiche disponibili.

♦ Soluzione on-premise: Questo tipo di soluzione è installata e gestita sulla rete di proprietà dell’azienda. Si tratta di soluzioni adottate soprattutto dalle grandi aziende, perché offrono anche maggiori possibilità di personalizzazione.

♦ Soluzione SaaS (software-as-a-service) o cloud: Per questo modello di hosting non serve un server proprietario né tecnici informatici specializzati, in quanto l’infrastruttura IT centrale è messa a disposizione da un partner esterno. Sono soluzioni interessanti soprattutto per le piccole imprese dal momento che, in linea di massima, richiedono meno risorse e spesso offrono modelli di pricing vantaggiosi.

♦ Soluzioni ibride: Questo tipo di soluzione si caratterizza per il fatto che una parte del sistema è gestito on-premise e un’altra parte nel cloud. Si tratta di una soluzione che combina i vantaggi di entrambi i metodi ed è particolarmente interessante per le aziende di medie dimensioni.

Di norma la decisione di adottare un nuovo sistema ERP non può essere presa dall’oggi al domani. Di
solito si inizia a notare gradualmente che il sistema in uso è ormai più un ostacolo che un aiuto. Spesso ci si spaventa di fronte all’impegno che l’implementazione di un nuovo sistema può comportare. Se però si verifica una delle seguenti situazioni è un passo da prendere seriamente in considerazione:

♦ Workaround: I processi aziendali sono determinati da soluzioni di emergenza adottate per evitare un errore noto del sistema, in quanto la soluzione software in uso non è flessibile, è troppo lenta o non è in grado di svolgere correttamente i compiti.

♦ Limiti all’integrazione: A causa della tecnologia obsoleta del sistema ERP attuale è molto difficile, se non impossibile, integrare sistemi di terze parti.

♦ Servizio clienti carente: Supporto non esistente o insufficiente da parte del fornitore del software che ha già comportato il mancato aggiornamento del software o dei sistemi di sicurezza.

♦ Reportistica carente: Il sistema è carente a livello di funzionalità di elaborazione dati, il che ha già comportato l’impossibilità di utilizzare i dati aziendali per analisi e report.

♦ Total Cost of Ownership (TCO): La valutazione del TCO considera, oltre ai costi diretti come i costi di acquisto della soluzione, anche i costi indiretti ad essa associati, ad esempio i costi legati alla formazione o ai ritardi. Non appena il TCO della soluzione software attuale supera quello di acquisto di una nuova soluzione, vale la pena acquistare un nuovo software.

La complessità di implementazione di un sistema ERP dipende da diversi fattori come le dimensioni
dell’azienda e la scelta del tipo di installazione del sistema (on-premise / cloud). Nella versione on-premise si aggiungono fasi di lavoro come l’installazione dell’infrastruttura hardware e la predisposizione di risorse per la manutenzione che possono aumentare notevolmente la durata e la complessità del progetto. Con una soluzione cloud è possibile tralasciare alcune delle fasi operative tradizionali, perché il fornitore mette a disposizione l’infrastruttura. Questo consente di concentrarsi sulla migrazione dei dati, sugli adeguamenti dei processi e sulla formazione di collaboratrici e collaboratori.

Quello che invece non può mai mancare quando si introduce un nuovo ERP è un solido piano di change management che includa almeno i seguenti elementi:

♦ Analisi delle opportunità e dei rischi del nuovo sistema

♦ Assegnazione dei ruoli alle risorse attuali, per evitare carenze di personale

♦ Piano di comunicazione iall’interno del progetto che includa obiettivi, tappe fondamentali e oggetti della fornitura

♦ Potenziamento delle competenze dei collaboratori con corsi e creazioni di nuovi ruoli, se necessario

1. Obiettivi non definiti con chiarezza: Occorre definire chiaramente gli obiettivi da raggiungere, entro quale scadenza e con quale grado di raggiungimento.

2. Sottostimare la complessità: L’introduzione di una soluzione globale che includa tutti gli ambiti, dalla gestione progetti alle finanze, dalle risorse umane all’inventario ecc. non è un compito semplice. Ecco perché non bisogna sottostimare la complessità. Sia il committente che il fornitore devono inoltre
avere una certa flessibilità e disponibilità al compromesso, senza che questo comprometta gli obiettivi definiti.

3. Change Management insufficiente: I requisiti definiti all’inizio devono essere in parte modificati nel corso del progetto. In questi casi serve un buon sistema di change management che permetta di raggiungere comunque gli obiettivi prefissati.

4. Cattiva comunicazione: Committente e fornitore devono potere comunicare in modo efficace e i punti discussi devono sempre essere documentati per evitare possibili disaccordi futuri.

5. Qualità dei dati insufficiente: La nuova soluzione software può essere estremamente moderna, ma se i dati di base che devono essere migrati nel nuovo sistema non soddisfano i requisiti qualitativi, non sarà possibile raggiungere gli obiettivi definiti.

Anche nel settore principale della costruzione il primo compito di un software ERP è la gestione e il
controllo ottimale dei processi aziendali e legati ai progetti. Tuttavia le specificità del settore edilizio
rendono alcune funzioni e moduli assolutamente indispensabili per un software ERP specifico per l’edilizia, come i moduli per il calcolo o per la gestione delle offerte e delle commesse.

Definizione di software ERP per imprese di costruzione

Con software ERP per imprese di costruzione in questo studio di mercato si intendono soluzioni globali orientate alle applicazioni, gestibili centralmente indipendentemente dal tipo di apparecchi terminali, che offrono moduli software per la pianificazione, la gestione e il controllo delle risorse aziendali, oltre a moduli software per lo svolgimento di processi e compiti specifici del settore delle costruzioni.

Requisiti di un software ERP per imprese di costruzione

Per utilizzare in modo efficiente ed efficace un software ERP nei cantieri è inoltre necessario che almeno singoli moduli del programma siano utilizzabili tramite apparecchi mobili come tablet, notebook o smartphone, in forma di app o in versione responsive. Inoltre deve essere possibile richiamare ed elaborare tutti i dati in tempo reale, in qualsiasi momento e luogo. Per realizzare la visione di un cantiere digitale si dovrebbe inoltre rinunciare alle cosiddette «soluzioni isolate» e all’introduzione di singole soluzioni non connesse tra loro. Questi programmi isolati lavorano senza i necessari riferimenti al contesto globale. Un ERP integrale ed intelligente garantisce invece un ambiente di lavoro moderno e digitale che coinvolge tutte le parti interessate.