So macht ihr einen Vanillaplan

Abteilungen erstellen, Phasen zuordnen, Ressourcen einteilen – und schon habt ihr eure Unternehmensstruktur in Vanillaplan abgebildet. Jetzt noch die Projekte eintragen und schnell die Fotos der Mitarbeitenden hochladen und dann kann es auch schon losgehen!

Wir zeigen euch heute, wie der Aufbau eurer Ressourcenplanung in Vanillaplan so aussehen kann und welche verschiedenen Strukturierungsmöglichkeiten ihr darin habt. Dazu stellen wir euch zwei unterschiedliche Varianten vor, die einen guten Einblick in die Arbeitsmöglichkeiten mit unserem Tool geben.

Unternehmensabteilung vs. Projektleiter – zwei Alternativen

Die beiden Modelle unterscheiden sich in der Einteilung der Abteilungen: Bei der ersten Variante erstellt ihr die Abteilungen entsprechend der tatsächlich existierenden Abteilungen eures Unternehmens. Daraufhin könnt ihr diesen Projekte, Mitarbeitende und Inventar zuordnen. Bei der zweiten Variante benennt ihr die Abteilungen entsprechend der Projektleiter. Dadurch könnt ihr diesen alle Projekte und Mitarbeitende zuteilen, für die sie verantwortlich sind.

Schauen wir uns das Ganze einmal genauer an: Unternehmensabteilungen: Die klassische Struktur

Gehen wir von folgendem Szenario aus: Euer Unternehmen lässt sich in drei Bereiche einteilen – Büro, Werkhalle und Montage. Ihr erstellt dementsprechend drei Abteilungen mit dem Titel Büro, Werkhalle und Montage. Den erstellten Abteilungen ordnet ihr die Phasen eures Unternehmens zu, beispielsweise Planung zu der Abteilung Büro oder Produktion zu der Abteilung Werkhalle. Nun teilt ihr eure Projekte in die jeweiligen Phasen auf und plant eure Mitarbeitenden und euer Inventar auf die Projekte ein. Alles in allem also ein hierarchischer und klarer Aufbau, der eure Unternehmensstruktur recht genau abbildet.

Die Vorteile dieser Methode liegen auf der Hand: Die Struktur ist sehr übersichtlich und es müssen keine speziellen Zuordnungen vorgenommen werden. Durch die verschiedenen Filter in der Einsatzplanung lassen sich alle Aspekte – wie beispielsweise auch Projektleiter und Verantwortliche – separiert betrachten.

Projektleiter: Die individuelle Auslastung im Blick

Gehen wir vom gleichen Szenario aus: Euer Unternehmen lässt sich in die drei Bereiche Büro, Werkhalle und Montage einteilen. In diesem Fall benennt ihr die Abteilungen in Vanillaplan jedoch nicht nach euren Unternehmensabteilungen, sondern erstellt für jeden Projektleiter eine eigene Abteilung (die ihr zur besseren Übersicht natürlich zusätzlich auch nach der Abteilung betiteln könnt). Wenn ihr also beispielsweise sieben Projektleiter in eurem Unternehmen habt, erstellt ihr sieben Abteilungen und benennt diese z.B. nach folgendem Muster: Müller Büro, Moser Büro, Meier Werkhalle, Schmid Produktion usw. Wie auch in der vorigen Variante – eben nur nach Projektleiter gegliedert – ordnet ihr die Phasen zu, beispielsweise Planung zu der Abteilung Müller Büro oder Produktion zu der Abteilung Meier Werkhalle.

Die Vorteile dieser Strukturierungsvariante sind auch hier recht offensichtlich: Dadurch, dass Projekte und Mitarbeitende direkt auf den Projektleiter zugeordnet werden können, kann dieser seine Planung deutlich einfacher durchführen. Schliesslich kennt er seine Mitarbeitenden und Projekte und die Verantwortlichkeiten sind klar aufgeteilt.

Doch nicht nur in Bezug auf die Einsatz-, sondern auch auf die Kapazitätsplanung hat dieses Modell seine Vorteile. So kann bei der Unternehmensabteilungs-Variante in der Einsatzplanung zwar auch nach Projektleitern gefiltert werden, sodass diese ihre Planung separat durchführen können. Jedoch lassen sich auf diese Weise keine Angaben zur Kapazitätsauslastung entnehmen, da diese nur anhand der Abteilungen abgelesen werden können. Dadurch, dass die Abteilung bei dieser Variante jedoch entsprechend der Projektleiter erstellt sind, ist genau ersichtlich, wie viel Kapazitäten jeder Projektleiter noch hat. Kommt beispielsweise ein neues Projekt hinzu, lässt sich ablesen, wer noch über Kapazitäten verfügt und das Projekt am besten übernehmen kann.