«triarc-labs, notre recommandation claire pour tous ceux qui cherchent à rejoindre le monde numérique avec leurs propres solutions»

La plate-forme de communication interne «GLB Gruppe MyBusiness», avec saisie numérique du temps de travail «GLB Gruppe_digiZeit», permet à plus de 1000 collaborateurs, des ouvriers de la construction aux conseillers en énergie en passant par les menuisiers, d’établir des rapports simples et conviviaux. Cela réduit considérablement la charge administrative et génère des données de projet en temps réel.

La numérisation des processus de travail suscite parfois des inquiétudes. Une planification optimale et une adaptation continue commune aux exigences réelles des utilisateurs sont d’autant plus importantes. Une gestion du changement systématique permet de garantir l’acceptation par les collaborateurs.

L’objectif: plus d’efficacité. La solution: «GLB digiZeit»

Temps de travail, frais, absences ou matériel: jusqu’à récemment, tous les groupes professionnels au sein du groupe GLB saisissaient leurs données sur des rapports au format papier. Le contrôle des rapports était d’abord effectué par le donneur d’ordre ou le supérieur compétent, puis les données devaient être saisies manuellement par le bureau. Il s’agissait de changer cette procédure et de rechercher une solution durable.

Les exigences étaient nombreuses. La simplification d’un processus jusqu’à présent compliqué et l’utilisation intuitive et efficace avec un minimum de formation faisaient partie des principales exigences. Ce n’est qu’ainsi que la solution a permis d’offrir une expérience utilisateur positive, car des doutes subsistaient quant à l’acceptation d’une solution numérique par les collaborateurs. GLB a d’abord recherché des solutions logicielles standard. Il s’est toutefois rapidement avéré qu’aucune des solutions évaluées n’était envisageable.

L’objectif était de mettre en place une solution numérique de communication et de reporting adaptée à l’ensemble des besoins des différents groupes professionnels et aux processus internes. Il s’agissait notamment de respecter plusieurs conventions collectives de travail et de représenter les spécificités des différents métiers. Ainsi, selon le cas, outre les heures de travail, les heures de machines et le matériel sont également pertinents.

Le moyen: un bon travail passe par une bonne collaboration

Les exigences clés, appelées superstorys, ont d’abord été définies et classées par ordre de priorité à l’aide d’ateliers. Elles ne sont décrites que brièvement et formulées ultérieurement lors des sprintmeetings. Cela permet de tenir compte d’un environnement en constante évolution. Parallèlement, des feedbacks sont donnés en continu tandis que des GLB PowerUsers triés sur le volet donnent de l’inspiration. Ces derniers sont notamment impliqués dans le testing des exigences développées, appelées stories, et dans l’affinement progressif des détails.

Développement de la plate-forme de communication

Le développement du MVP (Minimal Viable Product) de l’application «GLB digiZeit» s’est achevé après quatre sprints. L’application a été accueillie avec enthousiasme par les collaborateurs et s’est rapidement imposée. Les formations internes complexes et coûteuses ont pu être limitées au strict nécessaire. La gestion du changement par l’équipe de projet GLB a donc été un franc succès.

L’introduction progressive consécutive de digiZeit dans les autres sociétés du groupe GLB souligne l’expérience acquise dans le cadre du lancement au sein de la maison-mère.Pendant le développement de l’application «digiZeit», d’autres idées avaient déjà vu le jour. Elles ont été complétées, approfondies et évaluées dans le cadre d’un atelier «Visions». Elles ont jeté les bases des prochaines étapes communes, dont la transformation de «DigiZeit» en «myBusiness», ce qui permet notamment de transformer des aspects de la collaboration au sein du groupe GLB.

Conformément au leitmotiv de 2022 de GLB «Ensemble, ça va mieux!», GLB et triarc-labs ont poursuivi le développement du MVP. Des possibilités de communication sur mesure ont été générées lors des 4 sprints suivants. Les fonctions Chat, News et Info constituent la base de MyBusiness. Elles ont été mises en service début janvier. La communication entre le chantier et le bureau est ainsi assurée via un canal numérique interne sécurisé.

Un regard vers l’avenir

MyBusiness poursuit sa croissance. Les prochaines étapes de développement sont l’intégration d’un «planificateur de ressources», un troisième projet indépendant qui sera mis en ligne cette année. Nous, chez GLB et triarc-labs, poursuivons nos efforts dans l’esprit du nouveau leitmotiv 2023 de GLB: «Qualité, compétence et fierté professionnelle!»

((Publireportage pour le compte de GLB))