Microsoft 365 - Wo ist mein Backup?

Ausfälle und Datenverlust bei Microsoft 365 Lösungen? Administratoren und auch Verantwortliche im Unternehmen unterschätzen die Risiken einer fehlenden Datensicherung in Cloud-Lösungen.

Standardmässig ist in Microsoft 365 kein Backup enthalten. Werden von Benutzern Daten versehentlich gelöst oder fällt unter Umständen sogar ein Rechenzentrum aus, entsteht für Unternehmen das Risiko eines Datenverlustes. Microsoft sichert keine Daten, bietet aber eine gewisse Verfügbarkeit für seine Cloud-Dienste.

Gesetzliche Vorschriften

Der Dateneigentümer muss seine Daten sicher speichern und für eine Datensicherung sorgen. Eine Kopie von Daten an einem anderen, sicheren Ort stellt eine zuverlässige Datensicherung dar. Der Papierkorb in der gleichen Cloud-Lösung ist sicherlich kein solcher, zuverlässiger Ort, um Daten wiederherstellen zu können. Der Papierkorb steht auch nicht in allen Lösungen von Microsoft 365 zur Verfügung und dient ohnehin nur der kurzfristigen Wiederherstellung.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen schreibt vor, dass Daten für mindestens mehrere Jahre aufbewahrt und archiviert werden müssen. Bei entsprechender Einbindung von Microsoft 365 in die Geschäftskorrespondenz haben Unternehmen in den meisten Fällen schon aus diesen Gründen keine Wahl, als selbst für die entsprechende zuverlässige Datensicherung zu sorgen.

Wo sind meine Emails?

Microsoft garantiert nur die Zuverlässigkeit seiner Dienste und kann Anwender kurzzeitig vor Datenverlust schützen, indem der Papierkorb zum Einsatz kommt. Sind die Daten im Papierkorb aber nicht mehr vorhanden, lassen sich keinerlei Daten mehr wiederherstellen. Spätestens nach solchen Vorgängen und erfolglosen Anfragen bei Support-Mitarbeitern, kümmern sich Unternehmen in der Regel erst um eine Datensicherung in der Cloud.

Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business bieten einen Papierkorb, aus dem sich noch einige Tage lang Daten wieder zurückholen lassen, allerdings hat das nichts mit einem Backup zu tun. Auch Exchange Server und SharePoint Server verfügen über einen Papierkorb. Dennoch sollte kein Verantwortlicher eines Unternehmens auf die Idee kommen, dass dadurch keine Sicherung notwendig wäre.

Cyberangriffe und gezieltes Löschen

Bei Cyberangriffen, Malwarebefall und externen Einflüssen wie dem Einfangen von Ransomware, kann es schnell passieren, dass grosse Datenmengen in den verschiedenen Diensten verloren gehen. Aus den Papierkörben von Exchange Online und SharePoint Online sowie in OneDrive for Business lassen sich einige Daten wiederherstellen, aber längst nicht alle. Nur bei einer Datensicherung ist sichergestellt, dass genau diese Datenmengen gesichert werden, die bei einer Wiederherstellung notwendig sind. Auch der Zeitpunkt der Datensicherung lässt sich nur selbst steuern, wenn auch eine eigene Datensicherung konfiguriert ist.

Auch gezieltes Löschen durch ausscheidende oder unzufriedene Mitarbeiter und Partner ist eine Gefahr, mit der sich Unternehmen auseinandersetzen müssen. Zu diesen Gefahren gehört auch das versuchte Löschen von Beweisen. Vorsätzliches Löschen ist auch im Homeoffice ein Risiko, da hier Unternehmen nicht steuern können, wer auf die Rechner der Anwender zugreift.

Backup Microsoft 365 – Im Schweizer Datacenter

ITIVITY AG bietet eine sichere, einfache und preisgünstige Backup-Lösung aller Exchange-, OneDrive- und SharePoint-Daten.

Unabhängig von Microsoft werden Daten gesichert, archiviert und je nach Bedarf wieder hergestellt. In diesem Backup-Lizenzmodell ist der Speicherplatz inkludiert.

Die Datenhaltung entspricht der Schweizer Gesetzgebung und befindet sich hochsicher in einem namhaften Schweizer Datacenter.

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Manuela Haugwitz-Mosser

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