Unkompliziert, flexibel, spontan – Temporäre mit wenigen Klicks in Vanillaplan einplanen

Ob Schlechtwetter, Krankheit oder Verzögerungen der vorarbeitenden Gewerke – Gründe für schwankende Auslastungen in der Baubranche gibt es zahlreiche. Dies stellt eine nicht zu unterschätzende Herausforderung in Bezug auf Kapazitätsplanung und Organisation der Bautätigkeit dar. Die wahrscheinlich häufigste Lösung an dieser Stelle: Der Einsatz von Temporär-Beschäftigten.

Der Einsatz von Temporärarbeit hat in der Schweiz in den letzten Jahren massiv zugenommen. Seit den frühen 90er Jahren hat sich ihr Anteil am Arbeitsvolumen mehr als verfünffacht. Dabei nimmt die Baubranche eine zentrale Rolle ein: Aktuellen Studien zufolge sind circa 24 Prozent aller Temporär-Angestellten in der Bauwirtschaft tätig, wohingegen nur rund sieben Prozent aller Erwerbstätigen in der Bauwirtschaft arbeiten. Insgesamt sind im Bauhauptgewerbe ca. 10 Prozent der Mitarbeitenden temporär angestellt, in den Monaten mit Hochsaison kann der Temporär-Anteil sogar bis zu 20 Prozent betragen.

Die Vorteile des Einsatzes Temporär-Angestellter liegen auf der Hand: Mitarbeitende sind je nach Bedarf schnell und flexibel verfügbar, die Anstellungsdauer ist zeitlich begrenzt und somit auftrags- und projektbezogen möglich und die Kündigungsfristen in den ersten drei Monaten sind sehr kurz. So lässt sich durch Temporäre eine starke Flexibilisierung in Bezug auf Personal und Arbeitszeit erreichen, die vor allem zur Abfederung schwankender Auftragslagen und zur Bewältigung immer wieder auftretende Arbeitsspitzen hilfreich ist.

Neben der allgemeinen Organisation der Temporär-Beschäftigten stellt sich die Frage, wie sie sich am besten in die Einsatz- und Kapazitätsplanung integrieren lassen. Dafür gibt es im Ressourcenplanungs-Tool Vanillaplan einige spezielle Optionen, die die Planung mit Temporären besonders unkompliziert machen.

Wie lässt sich davon profitieren?

So gibt es in der Software bei der Erstellung von Mitarbeiter-Ressourcen das Feld temporär, das ihr mit einem Häkchen auswählen könnt. Dadurch seht ihr in euren Planungsansichten direkt, wenn Mitarbeitende temporär angestellt sind. Darüber hinaus lässt sich über die Ansicht Ressourcenzuteilung die tatsächliche Anstellungsdauer einstellen. Auf diese Weise werden Temporäre in der Einsatz- und Kapazitätsplanung nur während ihrer tatsächlichen Anstellungszeit angezeigt und eingerechnet.

Eine andere Variante ist es, Platzhalter für Temporär-Beschäftige zu erstellen. Die Idee bei dieser Methode ist, dass bei häufig wechselnden Temporären nicht jedes Mal eine neue Ressource erfasst werden muss und die benötigten Temporären darüber hinaus bereits im Vorfeld eingeteilt werden können. So stimmt – schon bevor ein passender Mitarbeitender gefunden wird – auch die Kapazitätsplanung der jeweiligen Woche.

Dazu erstellt ihr einfach eine neue Ressource und benennt diese zum Beispiel als MA temporär. In der Einsatzplanung kann dieser Mitarbeitende dann bei Bedarf eingesetzt werden, um als Platzhalter für einen konkreten Temporären zu fungieren. An Tagen, an welchen keine Temporären benötigt werden, können diese Platzhalter auf abwesend gesetzt werden. Sobald der passende Mitarbeitende für den Platzhalter gefunden wurde, lassen sich wichtige Informationen wie Name oder Telefonnummer einfach als Notiz für den Einsatz hinzufügen.

Weitere Infos findet ihr unter https://vanillaplan.ch oder ihr meldet euch direkt bei Elena Höppner.